home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Complete Home & Office Legal Guide / Complete Home and Office Legal Guide (Chestnut) (1993).ISO / stat / eeoc / adaeeoc6.ws (.txt) < prev    next >
WordStar Document  |  1993-08-25  |  31KB  |  549 lines
  1. Section 1630.2(m) Qualified Individual with a Disability The ADA
  2. prohibits discrimination on the basis of disability against
  3. qualified individuals with disabilities. The determination of
  4. whether an individual with a disability is "qualified" should be
  5. made in two steps. The first step is to determine if the
  6. individual satisfies the prerequisites for the position, such as
  7. possessing the appropriate educational background, employment
  8. experience, skills, licenses, etc. For example, the first step in
  9. determining whether an accountant who is paraplegic is qualified
  10. for a certified public accountant (CPA) position is to examine
  11. the individual's credentials to determine whether the individual
  12. is a licensed CPA. This is sometimes referred to in the
  13. Rehabilitation Act caselaw as determining whether the individual
  14. is "otherwise qualified" for the position. See Senate Report at
  15. 33; House Labor Report at 64-65. (See section 1630.9 Not Making
  16. Reasonable Accommodation).
  17.  
  18. The second step is to determine whether or not the individual can
  19. perform the essential functions of the position held or desired,
  20. with or without reasonable accommodation. The purpose of this
  21. second step is to ensure that individuals with disabilities who
  22. can perform the essential functions of the position held or
  23. desired are not denied employment opportunities because they are
  24. not able to perform marginal functions of the position. House
  25. Labor Report at 55.
  26.  
  27. The determination of whether an individual with a disability is
  28. qualified is to be made at the time of the employment decision.
  29. This determination should be based on the capabilities of the
  30. individual with a disability at the time of the employment
  31. decision, and should not be based on speculation that the
  32. employee may become unable in the future or may cause increased
  33. health insurance premiums or workers' compensation costs.
  34.  
  35. Section 1630.2(n) Essential Functions
  36.  
  37. The determination of which functions are essential may be
  38. critical to the determination of whether or not the individual
  39. with a disability is qualified. The essential functions are those
  40. functions that the individual who holds the position must be able
  41. to perform unaided or with the assistance of a reasonable
  42. accommodation.
  43.  
  44. The inquiry into whether a particular function is essential
  45. initially focuses on whether the employer actually requires
  46. employees in the position to perform the functions that the
  47. employer asserts are essential. For example, an employer may
  48. state that typing is an essential function of a position. If, in
  49. fact, the employer has never required any employee in that
  50. particular position to type, this will be evidence that typing is
  51. not actually an essential function of the position.
  52.  
  53. If the individual who holds the position is actually required to
  54. perform the function the employer asserts is an essential
  55. function, the inquiry will then center around whether removing
  56. the function would fundamentally alter that position. This
  57. determination of whether or not a particular function is
  58. essential will generally include one or more of the following
  59. factors listed in part 1630.
  60.  
  61. The first factor is whether the position exists to perform a
  62. particular function. For example, an individual may be hired to
  63. proofread documents. The ability to proofread the documents would
  64. then be an essential function, since this is the only reason the
  65. position exists.
  66.  
  67. The second factor in determining whether a function is essential
  68. is the number of other employees available to perform that job
  69. function or among whom the performance of that job function can
  70. be distributed. This may be a factor either because the total
  71. number of available employees is low, or because of the
  72. fluctuating demands of the business operation. For example, if an
  73. employer has a relatively small number of available employees for
  74. the volume of work to be performed, it may be necessary that each
  75. employee perform a multitude of different functions. Therefore,
  76. the performance of those functions by each employee becomes more
  77. critical and the options for reorganizing the work become more
  78. limited. In such a situation, functions that might not be
  79. essential if there were a larger staff may become essential
  80. because the staff size is small compared to the volume of work
  81. that has to be done. See Treadwell v. Alexander, 707 F.2d 473
  82. (11th Cir. 1983).
  83.  
  84. A similar situation might occur in a larger work force if the
  85. workflow follows a cycle of heavy demand for labor intensive work
  86. followed by low demand periods. This type of workflow might also
  87. make the performance of each function during the peak periods
  88. more critical and might limit the employer's flexibility in
  89. reorganizing operating procedures. See Dexler v. Tisch, 660 F.
  90. Supp. 1418 (D. Conn. 1987).
  91.  
  92. The third factor is the degree of expertise or skill required to
  93. perform the function. In certain professions and highly skilled
  94. positions the employee is hired for his or her expertise or
  95. ability to perform the particular function. In such a situation,
  96. the performance of that specialized task would be an essential
  97. function. Whether a particular function is essential is a factual
  98. determination that must be made on a case by case basis. In
  99. determining whether or not a particular function is essential,
  100. all relevant evidence should be considered. Part 1630 lists
  101. various types of evidence, such as an established job
  102. description, that should be considered in determining whether a
  103. particular function is essential. Since the list is not
  104. exhaustive, other relevant evidence may also be presented.
  105. Greater weight will not be granted to the types of evidence
  106. included on the list than to the types of evidence not listed.
  107.  
  108. Although part 1630 does not require employers to develop or
  109. maintain job descriptions, written job descriptions prepared
  110. before advertising or interviewing applicants for the job, as
  111. well as the employer's judgment as to what functions are
  112. essential are among the relevant evidence to be considered in
  113. determining whether a particular function is essential. The terms
  114. of a collective bargaining agreement are also relevant to the
  115. determination of whether a particular function is essential. The
  116. work experience of past employees in the job or of current
  117. employees in similar jobs is likewise relevant to the
  118. determination of whether a particular function is essential. See
  119. H.R. Conf. Rep. No. 101-596, 101st Cong., 2d Sess. 58 (1990)
  120. [hereinafter Conference Report]; House Judiciary Report at 33-34.
  121. See also Hall v. U.S. Postal Service, 857 F.2d 1073 (6th Cir.
  122. 1988).
  123.  
  124. The time spent performing the particular function may also be an
  125. indicator of whether that function is essential. For example, if
  126. an employee spends the vast majority of his or her time working
  127. at a cash register, this would be evidence that operating the
  128. cash register is an essential function. The consequences of
  129. failing to require the employee to perform the function may be
  130. another indicator of whether a particular function is essential.
  131. For example, although a firefighter may not regularly have to
  132. carry an unconscious adult out of a burning building, the
  133. consequence of failing to require the firefighter to be able to
  134. perform this function would be serious.
  135.   
  136. It is important to note that the inquiry into essential functions
  137. is not intended to second guess an employer's business judgment
  138. with regard to production standards, whether qualitative or
  139. quantitative, nor to require employers to lower such standards.
  140. (See section 1630.10 Qualification Standards, Tests and Other
  141. Selection Criteria). If an employer requires its typists to be
  142. able to accurately type 75 words per minute, it will not be
  143. called upon to explain why an inaccurate work product, or a
  144. typing speed of 65 words per minute, would not be adequate.
  145. Similarly, if a hotel requires its service workers to thoroughly
  146. clean 16 rooms per day, it will not have to explain why it
  147. requires thorough cleaning, or why it chose a 16 room rather than
  148. a 10 room requirement. However, if an employer does require
  149. accurate 75 word